GTD는 머릿속을 가득 메우는 많은 생각들을 정리하고 해야 할 일들을 행동으로 만들어 Flow 상태에서 처리할 수 있도록 돕는 생각 정리 및 일처리 시스템이다. GTD와 그 방법론인 Five Steps을 소개하고 생산성도구 선택 시 고려사항을 제시한다.
GTD 소개
간단하게 GTD 소개를 하자면 David allen이 그의 저서 'Getting Things Done'에서 제시한 일처리 방법론이라고 할 수 있겠다. (Getting Things Done은 '일이 되게 하는 것' 정도로 해석하면 적당할 것 같다.) 책에서 저자는 GTD에 대해서 여러 가지로 설명하고 있는데, 가장 의미 있어 보이는 설명은 '우리 스스로를 구슬려 해야 하는 일을 하게 만들다'라는 것이다. 책의 제목에도 가장 부합하는 설명이다. 국내 출판사에서 이 책을 소개하면서 적은 설명은 '5단계 업무흐름 정리법'이다. 저자는 초판이 출간된 이후에 책이 인기를 얻으면서 GTD를 소개하는 웹사이트를 제작했는데 거기에서는 GTD를 '삶과 일에 대한 접근방식을 재설정하는 개인 생산성 관리 방식'이라고 소개하고 있다. 더 쉽게 설명하자면 GTD는 머릿속에 있는 생각들을 '행동할 수 있는 형태'로 바꾸도록 한다. 그리고 그 행동을 실행하는 절차를 5단계로 제시한다.
출간된 GTD 책자 소개
GTD 방법론 자체가 고안한 사람의 저서에서 시작되었기 때문에 출간된 GTD 책자를 알아둘 필요가 있다. 첫 시작은 2001년에 발행된 'Getting Things Done' 초판이다. 이 책은 국내에 '끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기'라는 제목으로 출간되었다. 2015년에는 같은 제목으로 개정판이 출간되었다. 개정판의 국내 번역본은 '쏟아지는 일 완벽하게 해내는 법'인데 책 제목이 변경된 이유는 출판사와 역자가 변경되었기 때문으로 보인다.
GTD는 플로우(Flow) 상태에 이르기 쉽도록 우리를 도운다.
몰입 이론에서 얘기하는 플로우(Flow)는 어떤 대상에 깊이 빠져 정신적인 무질서가 해소됨으로써 에너지의 낭비가 없어지고 생산성이 높아지는 상태를 말한다. 칙센트미하이(Csikszentmialyi)의 몰입이론에서 '몰입'의 의미로 이 용어를 사용한다고 한다. (학습 혹은 일을 하면서 이러한 몰입 상태에 이르렀던 경험들이 다들 있을 것이다.) GTD는 우리들이 어떤 일을 할 때 바로 이 플로우(Flow) 상태에 이르기 쉽도록 도와줄 수 있다는 것이 내 생각이고 그것이 GTD를 소개하는 이 포스트를 작성하는 이유이다. 앞서 말했듯이 GTD는 우리의 머릿속을 차지하는 생각들을 행동으로 바꾸도록 한다. 행동으로 만들 수 없는 것들은 기록으로 만들어 외부화시킴으로써 우리 머릿속에서 생각을 일으키지 않도록 한다. 큰 '일'은 여러 개의 작은 '행동'으로 분할하여 궁리를 하느라 행동이 멈추는 일이 없도록 한다. GTD 방식으로 머릿속을 정리하고 나면 우리는 지금 당장 해야 하는 행동을 알 수 있고 그 행동이 끝나고 나서 해야 할 행동도 알 수 있다. 일정한 시점에 해야 하는 일은 때가 되었을 때 알림을 받도록 설정해서 그 시점까지는 신경 쓸 필요가 없도록 한다. 마찬가지로 특정 조건이 갖추어졌을 때 해야 할 행동은 조건에 따라 분류하여 주기적으로 체크하도록 한다. 우리는 행동을 멈추고 생각을 해야 할 만큼 큰 부담을 느끼는 일 없이 적당한 부하의 행동들을 차례대로 실행하기만 하면 된다. 부담 없는 행동의 흐름이 형성되면 소위 말하는 '몰입'의 상태에 이르기가 수월해진다. 명상을 할 때 호흡을 세는 것이나, 단순한 멜로디가 반복되는 방식의 음악을 들을 때, 타오르는 화염을 바라볼 때 우리가 흔히 '멍 때린다'는 '몰입' 상태를 경험하는 것을 생각해 보면 이런 '행동'의 흐름을 형성하는 것이 우리를 '몰입'에 이르도록 하는데 도움이 된다는 것을 이해할 수 있을 것이다.
GTD의 Five Steps
GTD의 Five Steps는 우리 머릿속을 비우고 일들을 작은 행동 단위로 분할하여 조직하는 방법이다. GTD 웹사이트 (http://gettingthinsdone.com)의 설명을 기초로 개인적인 견해를 더하여 아래에 Five Steps를 소개한다.
Step1. 수집 (Capture)
주의를 끄는 모든 것을 수집하는 단계이다. 머릿속에 있는 생각을 적거나, 녹음, 사진 촬영 등의 방법을 사용한다.
Step2. 분류 (Clarify)
행동할 수 있는 것들을 골라낸다. 단일 행동으로 끝낼 수 없는 일은 '프로젝트'로 분류한다. 행동할 수 없는 종류의 생각은 다음에 다시 볼 가치가 있는 정보인 경우 '참조'(Reference)로 분류하고 가치가 없는 것들은 버린다. 쉽게 결정할 수 없는 것들은 '보류'(hold)로 분류한다.
Step3. 조직화 (Organize)
분류된 행동과 정보(Reference)를 정해진 위치에 저장한다. 여기서 정해진 위치의 의미를 해석해 보자면 '행동'을 실행할 때 볼 수 있는 장소나 도구가 될 것이다. 날짜를 정해서 할 행동은 캘린더가 적절한 장소가 되고, 당장 해야 하는 일은 책상에 놓인 메모 보드가 적합할 수 있다. 반복적으로 참조해야 하는 정보라면 별도의 노트나 클리어파일을 이용하는 식이다. 이때 중요하게 생각해야 할 요소가 있는데 행동이나 참조가 필요한 시점이나 상황이 되었을 때 작업자가 인지할 수 있도록 하는 'reminder' 기능이 있어야 한다는 것이다. 쉬운 예로 항상 작업하는 책상 위에 올려둔 달력에 해야 할 행동을 적어 넣는 것을 들 수 있겠다. 현재는 스마트기기가 발달해 있기 때문에 스마트폰이나 태블릿이 '조직화' 단계의 대부분을 감당할 수 있을 것이다.
Step4. 검토 및 갱신 (Reflect)
관심을 기울여야 할, 즉, 머릿속에 다시 넣어야 할 행동이나 정보를 앞서 만들어 둔 조직화된 행동목록을 바탕으로 검토하는 단계이다. 자주 실행해서 즉시 할 수 있는 일들과 지금 시점과 조건에서 할 수 있는 일들을 검토하고 목록을 갱신하는 것이 중요하다.
Step5. 실행 (Engage)
원문에서 5단계는 'Engage'로 명명되어 있고 설명란에는 'Simply do'라고 표현하고 있다. 이전 단계까지 일을 처리하기 위한 시스템을 만들었다면 5단계에서는 그 시스템을 믿고 실행하는데 집중하라는 의미로 해석된다. 쓸데없는 생각하지 말고 '행동 목록'을 실행에 옮기라는 뜻으로도 보인다.
GTD 적용을 위한 생산성 도구 선택 시 고려사항
스마트폰의 기본적인 메모, 알람, 카메라, 음성녹음 기능으로도 GTD 시스템 구축은 가능하다. 그러나, 처리해야 할 일의 양이 많거나 다양한 경우 생산성 도구앱을 잘 활용하면 더 효율적으로 GTD 시스템을 운영할 수 있다. GTD 적용을 위한 생산성 도구 선택시 고려 사항은 다음과 같다. 먼저 '수집'을 위한 'Inbox' 기능이다. 텍스트, 사진, 영상, 음성 등 수집을 위한 기록 형태를 다양하게 지원하고 OSX, Windows, iOS, Android, 웹브라우저 등 여러 플랫폼에서 사용가능한 앱이 유리하다. 둘째로 리마인더 기능이 우수한 것을 선택하는 게 좋다. 알람 기능 정도는 대부분 기본적으로 지원하기 때문에 행동이 필요한 시기나 상황이 되었을 때 사용자가 얼마나 잘 인지할 수 있느냐를 생각할 필요가 있다. 강력하게 추천하고 싶은 것은 '스마트워치 연동'이다. 스마트폰을 잠시 몸에서 떼어내고 있거나 조작이 힘든 상황에서도 reminder와 '수집' 기능을 사용할 수 있다. 예를 들면 운전 중 스마트워치의 버튼을 두 번 누르는 것만으로 음성을 녹음하고 자동으로 스마트폰에 동기화시킬 수가 있다. 리마인더 설정도 가능하다. 최근 비약적인 발전을 거듭하고 있는 AI 기능을 생각하면 활용성은 무궁무진해질 것으로 기대된다. 이 밖에 위젯이나 바로가기 기능이 충실한 것도 같은 장점을 가질 수 있다. 셋째로는 분류와 필터링 기능이 ㅣ우수한 것을 고르는 것이 좋다. '수집' 이후에는 '분류'가 필요하고 각 분류에 맞게 '정해진 위치'를 지정해줘야 한다. 디렉터리와 태그 방식을 모두 지원하는 것이 유리하고 분류, 태그 및 기타 속성(시간 등)을 조합해 필터링하는 것이 가능하다면 다양한 방식으로 활용하기에 편리하다.