노션의 인기는 구글 검색결과에서도 나타난다. 유튜브에도 심심치 않게 내용이 올라온다. 하지만 회사에 협업 가능한 클라우드 메모앱을 찾는다면 microsoft onenote가 좋은 대안이 될 수 있다. 특징과 장점, 활용방안에 대해 얘기해본다.
Onenote 특징
디자인이 멋지거나 기능이 우수한 클라우드 메모앱은 여러 가지가 있다. 앞서 예로든 노션도 그 중의 하나이다. 이전 글에서 소개한 Evernote도 오랜 운영기간 동안 많은 팬들을 확보한 프로그램이다. 이 밖에도 각기 장점을 가진 메모앱들이 많이 있다. 그런데, 만약 기록의 중요성을 느껴 사무실 직원들의 협업을 위한 메모 프로그램을 도입하고자 한다면 onenote가 가지는 남다른 장점이 있다. 그것은 바로 프로그램 라이센스이다. onenote는 원래 windows 운영체제에 설치해서 사용하는 방식으로 판매되어 오다가 microsoft store를 통해 배포되는 windows 10 기반의 앱(이하 ‘store onenote’)이 출시되었다. 이 store onenote는 운영체제인 winodws10 라이선스에 포함되어 상용 라이센스가 필요한 회사 사무실에서도 제약 없이 사용할 수가 있다. 기타 메모앱들의 상용 라이선스 비용은 사무실 단위에 도입하기에는 부담이 적지 않다. 아직까지는 이러한 IT 앱들을 통한 협업이 익숙치 않은 보수적인 조직에서는 일부 혁신적인 구성원들이 도입하려고 해도 비용 부담에 막히기 쉽다. 하지만, windows os에 있어서는 대부분의 기업들이 현재 정품을 사용하고 있고 windows 10의 점유율도 높다. 기존 조직에서 추가적인 비용 부담 없이 도입하기에는 압도적으로 유리한 조건이다. 이 밖에도 원노트에는 크고 작은 장점들이 많이 있다. 다음 단락에서는 사용자 입장에서 유용한 장점 몇 가지를 얘기해보겠다.
장점
Microsoft의 Onenote 소개 페이지 (https://www.microsoft.com/ko-kr/microsoft-365/onenote/digital-note-taking-app) 를 보면 대표적인 기능들을 소개하고 있다. ‘section과 page 분류’, ‘공유 및 공동작업’, ‘잉크 주석 기능’ 등이다. 그런데, 이들은 유사 프로그램에서도 제공되는 기능들이라 차별성이 크지 않고 ‘잉크 주석’ 기능은 분명 유용한 기능이지만 태블릿에서 펜을 사용하는 비율이 낮기 때문에 크게 인기를 끌만한 요소는 되지 못한다. 오히려 개발사에서 그다지 내세우지 않는 기능 중에 장점들이 많다. 첫째, 작지만 매우 유용한 기능으로 페이지내 특정 위치로 이동할 수 있는 ‘링크’를 만들 수 있다는 것이다. 노션이나 에버노트에서는 불가능한 기능이다. 어느정도 분량이 큰 문서를 작성한 경우에 해당 문서 내에서 여러 위치의 내용을 참조하거나 혹은 전혀 다른 페이지에서 문서의 특정 라인을 참조하기에 무척 편리하다. 둘째, 노트의 어느 위치에서든 자유롭게 입력이 가능하다. 하나의 큰 캔버스처럼 작성 공간의 이곳 저곳에 입력 박스를 열어 텍스트를 입력하고 스케치를 할 수 있다. 펜을 사용할 수 있는 태블릿에서 활용하기 좋은 기능이다. PDF 문서를 이미지 인쇄 방식으로 원노트 페이지에 넣고 펜으로 줄을 긋거나 첨삭을 하면서 읽기에도 유용하다. 텍스트로 글을 입력하고 펜으로 주석을 다는 것도 가능하다. 셋째, 섹션단위의 암호설정 기능이다. 노션은 암호설정 기능이 아예 없고 에버노트의 경우 텍스트를 직접 암호화 할 수는 있지만 페이지 전체에 암호를 설정할 수는 없다. 넷째, 원드라이브를 이용해 대용량 자료를 저장할 수 있다. 원노트에는 문서, 사진, 동영상, 소리 등 일반 파일도 저장이 가능하며 원드라이브를 저장공간으로 사용한다. 무료로 원드라이브 1Tera를 제공하는 office365를 사용한다면 개인용도에 있어서는 넉넉한 저장 용량을 확보할 수 있다.
활용방법과 한계
Onenote는 협업이 필요한 직무 내용을 가진 조직에서 전체가 공유하며 자주 참조해야 하는 정보를 입력하고 열람하는 용도로 활용하기에 적합하다. 또한, 데스크탑과 모바일앱 모두 편의성이 우수해 사무실과 현장을 오가며 자료를 만들고 참조해야 하는 업무에도 유리하다. 예를 들면 원노트에 지도를 저장한 후 현장에서 해당 위치를 조사하고 즉석에서 조사결과를 문자와 사진 기타 미디어 파일로 저장하면 사무실로 돌아와 데스크탑 PC에서 결과를 그대로 참조하고 팀원들과 공유할 수 있다. 토목엔지니어처럼 현장조사가 필요한 직종에서 유용할 것이다. 컨설턴트라면 고객상담에 필요한 참조자료들을 섹션으로 구분해서 저장하고 상담과 동시에 내용을 입력할 수 있다. 업무 활용 관점에서는 아쉬운 점이 있다. 일정을 확인하고 리마인드해주는 기능이 없다. 과거에 데스크탑 버전의 onenote에는 있었던 기능인것 같은데 microsoft store 버전에서는 찾을 수 없었다. google calendar 연동 및 task 메모 기능을 추가한 에버노트의 사용성이 그다지 만족스럽지 않은것을 볼 때 일정관리는 TickTick 같은 별도의 전용 앱을 사용하는 것을 추천한다.